Universidad Nacional Autónoma de México
Dirección General de Servicios de Cómputo Académico
Año 7 Núm. 74, Publicación Mensual, 27 de Noviembre de 2008

ARTÍCULOS

 

Año 2, Número 20, Junio de 2003
La factura electrónica.
Vitaminas para el comercio electrónico en México

Marcela Peñaloza Báez
marcelap@servidor.unam.mx

 

En junio de 2003, y tras meses de intenso trabajo, la empresa Wal-Mart y uno de sus principales proveedores, Procter & Gamble®, comenzaron a transmitir exitosamente facturas electrónicas. La puesta en marcha de la factura electrónica en México es una grata muestra de los resultados que se pueden alcanzar cuando los sectores público y privado trabajan de manera coordinada, emprendiendo proyectos sustentados con tecnologías de la información de gran magnitud, en beneficio de nuestro país.

Comúnmente, identificamos comercio electrónico con una persona cómodamente instalada en su computadora, conectada a Internet, eligiendo un libro o un CD en cualquier parte del mundo, esperando que le sea enviado, una vez confirmado su pago electrónico al proveedor del producto que está adquiriendo. Este ciclo, ciertamente, nos describe el comercio electrónico, pero sólo uno de los modelos de negocio con los que podemos realizar transacciones electrónicas que, en este caso, es el de consumidor a negocio. Si ampliamos el concepto a negocios electrónicos, o e-business, llegaremos a un modelo muy interesante: el de negocio a negocio. Y es en este marco en el que se está desarrollando la factura electrónica, que permite cerrar el ciclo comercial de mensajes electrónicos: de la orden de compra, al pago y facturación.

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura demuestra la tenencia de un bien o servicio. Tradicionalmente, es un documento físico (en papel), que debe ser archivado por las empresas, abarcando el periodo que marquen las disposiciones aplicables.

La factura electrónica permite que las empresas dejen atrás las facturas preimpresas y las reemplacen por una representación informática de un documento tributario generado electrónicamente, que tiene la validez tributaria y respalda las operaciones comerciales efectuadas. De hecho, el ciclo completo abarca la generación, transmisión y almacenamiento de los documentos tributarios en forma electrónica.

¿Cuáles son los beneficios?

La contabilidad fiscal representa para las grandes empresas, de dos a tres por ciento de sus ventas totales, pero para una pequeña empresa puede representar del 20 al 30 por ciento. Por ello, los beneficios de la factura electrónica para las empresas son notables, ya que permite hacer sus procesos más eficientes y precisos, con importantes ahorros en los costos de facturación y almacenamiento de documentos, y una significativa disminución en los riesgos de fraude. Entre los factores que hacen esto posible se encuentran:

  • Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
  • Ahorro en el consumo de papel.
  • Mucha menor probabilidad de falsificación.
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
  • Agilidad en la localización de información.
  • Eliminación de bodegas para almacenar documentos históricos.
  • Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
  • Facilidad en los procesos de auditoría.

Adicionalmente, una vez que las empresas comiencen a operar con documentos electrónicos, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. Éste es un beneficio importantísimo de la factura electrónica: a la larga, las empresas llegarán a ser más productivas, ya que al pretender sustituir el papel por los datos electrónicos, tendrán que hacer una revisión de sus procesos de negocios.

Seguramente, estarás pensando que con la factura electrónica, el control tributario se incrementa. Efectivamente, para el gobierno, la factura electrónica representa beneficios significativos, pues permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización, lo cual se traduce en una mayor eficiencia recaudatoria. Pero, también, posiciona a México en un escenario de mejor preparación para enfrentar la competencia global, con empresas de países con quienes se celebran tratados comerciales, donde ya se usa de manera extensa la factura electrónica, impulsando así el comercio electrónico. Como referencia, en América Latina, sólo Chile ha introducido los comprobantes fiscales electrónicos, a partir del 2002.

Un largo camino

Es en este año cuando se ha concretado el proyecto de la factura electrónica en México, pero el camino andado ha sido largo. Podrías pensar que la dificultad de un proyecto de estas dimensiones radica en la tecnología, o en los procesos eficientes de las empresas, que por supuesto son importantes pero, ante todo, es el marco legal de un país el que hace posible la factura electrónica. Como un claro ejemplo, mencionemos que desde el año 2000, las empresas más grandes del país envían sus declaraciones fiscales a través de la red, pero el proceso de control electrónico se trunca debido a que las facturas deben estar impresas en papel.

Para lograr los avances que se tienen a la fecha, en nuestro país ha sido necesario modificar diferentes leyes: el Código Civil, el de Procedimientos Civiles, el de Comercio y la Ley Federal de Protección al Consumidor. Así, en el año 2000, las operaciones electrónicas obtuvieron reconocimiento jurídico, pero aún faltaban elementos para sustentarlas. Adicionalmente, y dado que la ley obliga a guardar las facturas por 10 años, fue necesario diseñar sistemas de almacenamiento de documentos que soporten el avance de la tecnología. Para ello, a inicios de este año, la Secretaría de Economía emitió la Norma de Conservación de Información Electrónica y Mensajes de Datos que provee el marco necesario para autorizar la conservación de información en medios electrónicos, ya que establece en términos matemáticos y de criptografía, cómo deben guardarse los documentos, lo que garantizará su originalidad y permanencia a lo largo del tiempo. En diciembre de 2002, se aprobó también el comprobante fiscal electrónico.

Un avance importante fueron las reformas, en abril del 2003, del Código de Comercio para regular la emisión de firmas electrónicas. En este sentido, uno de los retos del proyecto ha sido trasladar a los medios electrónicos todas las medidas de seguridad que actualmente tienen los comprobantes en papel y, mejor aún, superarlas. La firma electrónica (1) hace esto posible, ya que descifrar la llave privada de una empresa, esto es, los algoritmos bajo cuyo resguardo está la firma digital es matemáticamente imposible, mientras que falsificar una factura en papel es bastante sencillo. De ahí que las transacciones electrónicas puedan ser muy seguras: la firma electrónica sustituye a la rúbrica autógrafa y permite al receptor del documento digital, verificar la identidad proclamada por el emisor, mantener la integridad del contenido del documento digital transmitido, e impedir al firmante desconocer la autoría del mismo, o bien “desconocerlo” posteriormente.

¿Quiénes estarán usando facturas electrónicas?

Además de las mencionadas, otras empresas que han venido trabajando e invirtiendo en este proyecto son Colgate Palmolive®, Kellog’s®, Mattel®, Nadro®, Unilever®, Gigante®, Grupo Gamesa®, KALTEX®, Liverpool®, Kraft® y No Sabe Fallar. Diferentes organizaciones, pero principalmente la AMECE (Asociación Mexicana de Comercio Electrónico, www.amece.org.mx), han participado en las pruebas piloto para asesorar en el uso de estándares internacionales de identificación y comunicación electrónica, lo que garantiza la integración al proyecto, en un futuro, de otras empresas.

Ahora bien, dado que el gobierno aún no libera a la factura electrónica como un mecanismo de comprobación fiscal, para las empresas que ya cuentan con los procesos y sistemas necesarios para elaborar y transmitir facturas electrónicas, los beneficios tangibles, por el momento, se orientan hacia el interior de las empresas. Falta mucho por hacer para que la factura electrónica sea aceptada como el documento fedatario de las transacciones comerciales.

Podrás preguntarte cuáles son los beneficios que la factura electrónica podría traerte. Entre otros, si las empresas son más eficientes y disminuyen sus costos, esto repercutirá ya sea en el precio de venta, o bien, en una reorientación del servicio al cliente.

A la larga, todas las organizaciones y empresas que quieran ampliar sus posibilidades de negocio tendrán que utilizar la factura electrónica, ya que las grandes empresas irán migrando sus sistemas, en aras de reducir costos y hacer eficientes sus procesos, y buscarán arrastrar en este cambio a sus socios comerciales. Y así como las computadoras y el uso de Internet se imponen hoy en casi todos los negocios exitosos, la factura electrónica terminará por imponerse, paso a paso, coexistiendo con el papel por varios años más.

Para más información:

www.economia.gob.mx/

www.sat.gob.mx/

www.sii.cl/

www.ecertchile.cl


1 Se recomienda visitar www.enterate.unam.mx y consultar el artículo sobre firmas digitales, publicado en el boletín Entérate del mes de septiembre de 2002.

Inicio | Contacto |